A
Acklamation
Beslut fattas genom att deltagarna ropar ja eller nej. Det är viktigt att ordföranden tar tid på sig innan hen avgör om ja eller nej har segrat och slår klubban i bordet. Det ska finnas några sekunder för mötets deltagare att kunna begära votering. Med votering menas att deltagarna röstar med handuppräckning eller uppsträckta gröna eller röda kort.
Ansvarsfrihet
Godkännande av styrelsens arbete under det gångna året. Det är medlemmarna som på årsmötet avgör om styrelsen har arbetat enligt arbetsordningen och för föreningens bästa.
Arbetsordning för ungdomssektionen
Regler, föreskrifter och bestämmelser för hur ungdomssektionen ska bedriva sin verksamhet.
B
Bokföring – pengar in och ut
En redovisning av ekonomin i tidsordning. Kassören noterar alla in- och utbetalningar i kassaboken, det vill säga skriver vad pengarna har använts till. Det är viktigt att spara alla kvitton och fakturor i en pärm då varje kvitto är en verifikation. Verifikationen får ett nummer som ska motsvara anteckningen för utbetalningen i kassaboken. Alla verifikationer tillsammans utgör bokföringen. Pärmen och kassaboken sparas till den slutliga redovisningen inför styrelsen vid årets slut.
Bokslut
En sammanfattning av föreningens bokföring vid verksamhetsårets slut.
Bordläggning
Ibland kan en fråga inte avslutas första gången den kommer upp på ett möte. Då kan deltagarna besluta om att ta fram mer underlag och diskutera det vidare vid nästa möte. Det kallas för att frågan bordläggs. En fråga kan också bordläggas om den ledamot som vet mest om eller har ansvar för en viss fråga inte är med på mötet. Vid bordläggning tas frågan upp på nästa mötes dagordning.
Budget
En plan för intäkter och kostnader under ett verksamhetsår eller för en viss aktivitet.
C
CUS
Förkortning för Centrala Ungdomssektionen.
CV
Förkortning för curriculum vitae. Det är en sammanställning av en persons kunskaper, erfarenheter och färdigheter som hen kan använda när hen söker arbete.
D
Dagordning
En lista med frågor som ska tas upp på ett styrelsemöte eller årsmöte.
DUS
Förkortning för distriktsungdomssektionen.
E
Egen ekonomi i US
Sträva efter att ungdomssektionen har egna ekonomiska resurser i föreningen. Då har styrelsen större handlingsfrihet för egna aktiviteter. Att ha en egen ekonomi kräver att styrelsen för en kassabok och sparar alla kvitton samt vid årets slut redovisar till föreningens kassör.
F
Formalia
De ordningsfrågor som måste behandlas på ett möte innan det är dags för sakfrågor, till exempel val av mötesordförande och sekreterare.
J
Justerare
Den som granskar och godkänner det protokoll som mötessekreteraren har skrivit. Kan också kallas protokolljusterare.
Justering
Att granska och godkänna ett protokoll. Ett protokoll är inte giltigt förrän det har justerats. I början av varje möte utses en eller flera justerare som tillsammans med mötesordföranden noggrant läser igenom mötessekreterarens protokoll. Justeringen är en garanti för att det som står i protokollet stämmer överens med vad som diskuterades och beslutades på mötet. Om justerarna inte har några synpunkter skriver de sina namnteckningar längst ner i protokollet. Tycker däremot justerarna att något är fel måste de prata med sekreteraren för att tillsammans hitta rätt formulering.
K
Kallelse
En inbjudan till ett möte. Kallelsen ska också ange tid och plats.
Kassabok
En bok där alla inbetalningar och utbetalningar fylls i. Kvitton och fakturor ska sparas till den slutliga redovisningen inför styrelsen vid årets slut.
Kassör
En person som sköter sektionens eller föreningens ekonomi. Det är kassörens uppgift att hålla reda på ungdomssektionens aktuella ekonomiska läge och alltid kunna redogöra för det på styrelsemöten.
Kommitté
En grupp som har fått i uppdrag att arbeta med en viss fråga eller ett visst område.
Konstituerande möte
Första styrelsemötet efter årsmötet. Då fördelas arbetsuppgifterna inom styrelsen.
L
Ledamot
Medlem i styrelsen.
M
Motion
En motion är en skriftlig anmälan av en fråga som någon vill ta upp på årsmötet. En motion ska skickas in till styrelsen i god tid innan årsmötet. Motionen ska innehålla både en kort bakgrund till frågan och förslag på åtgärd och beslut.
Mötesteknik
Regler för hur ett möte hålls och hur deltagarna fattar beslut. När ni ska ha möte i ungdomssektionen för att planera verksamheten och bestämma saker är det bra om ni kommer överens om en mötesform som passar gruppen.
O
Ombud
En representant som en annan persons eller grupps intressen.
Ordförande
Person som leder och samordnar arbetet i styrelsen.
P
Paragrafer
Numrerat textavsnitt i ett protokoll. Framför numret står tecknet §.
Protokoll
Skriftlig sammanfattning av vad som har tagits upp och beslutats vid ett möte. I ett protokoll står också vilka som var med på mötet. Med hjälp av protokollet kan du och andra i styrelsen senare gå tillbaka och kontrollera vilka beslut som togs och vem som tog på sig att utföra arbetet, om det har blivit gjort och så vidare.
Den enklaste formen av protokoll kallas för beslutsprotokoll – det sammanfattas bara vilka beslut som togs på mötet. Dessutom bör det finnas en kort bakgrund till varför beslutet togs så att även någon som inte är insatt i frågan kan läsa och förstå. Alla punkter på dagordningen gäller inte enbart beslut som ska tas men alla punkter ska ändå kortfattat tas med i protokollet, exempelvis kassörens rapport eller information från distriktet eller föreningsstyrelsen.
R
Revisionsberättelse
Rapport om ekonomin som revisorn lämnar vid årsmötet.
Revisor
Person som granskar räkenskaperna.
Rösta på årsmötet
Det finns olika sätt att rösta. Det allra vanligaste är att ropa ja eller nej när ordföranden ställer en fråga. Frågorna ska alltid ställas så att man bara kan svara ja eller nej även då flera alternativ är aktuella. Om det var svårt att höra vad de flesta röstade kan du begära votering. Med det menas att rösta med handuppräckning. Om två förslag får lika många ja-röster har mötets ordförande utslagsröst. Det förutsätter dock att mötets ordförande är röstberättigad, det vill säga är under 26 år.
Röstning, öppen och sluten röstning
Öppen röstning innebär att alla kan se och höra hur andra röstar. Sluten omröstning innebär att ingen kan se hur andra röstar. Röstningen kan då exempelvis ske med lappar som läggs i en låda. Röstning är för det mesta öppen, men en enskild person kan begära sluten omröstning. Dessutom ska det i ungdomssektionen alltid vara sluten omröstning vid val av person när två kandidater ställs mot varandra.
Exempel: Valberedningen har till ungdomssektionens årsmöte föreslagit X som sektionens kommande ordförande. På årsmötet frågar ordföranden alla deltagare om det finns ytterligare förslag. Om någon svarar ja på den frågan blir det genast en sluten omröstning. Det fungerar så att alla deltagarna på var sin lapp skriver namnet på den de vill rösta på. Lapparna samlas in och räknas. Är svaret däremot att alla årsmötets deltagare är nöjda med valberedningens förslag så röstar alla öppet.
Röstlängd
En röstlängd är en lista över personer som får rösta på årsmötet. För att få rösta måste du ha betalat medlemsavgiften till föreningen samt vara närvarande på årsmötet. Röstlängden ska fastställas senast innan en röstning ska genomföras, till exempel genom att pricka av medlemmarna på en lista.
Rösträknare
Den som räknar röster vid omröstning i olika frågor vid ett möte.
S
Sekreterare
Person i styrelsen som ansvarar för att föra protokoll under ett möte.
Sektion
Underavdelning.
Styrelsemöte
Möte då styrelsen träffas för att följa upp och ta beslut om föreningens verksamhet. Det brukar framgå av stadgarna hur ofta styrelsen ska träffas.
Suppleant
Ersättare.
U
ULK
Förkortning av Ungdomsledarutbildning.
US
Förkortning av Ungdomssektionen.
V
Valberedning
Personer som vid årsmötet har valts för att arbeta med att hitta kandidater till styrelsen kommande år. Det är viktigt att valberedningen speglar föreningen i stort och att det finns personer med olika intressen och bakgrunder i valberedningen.
Verifikation
Ett underlag för en post i bokföringen, till exempel en faktura eller kvitto som bevisar att föreningen har haft en viss utgift.
Verksamhetsberättelse
Skriftlig sammanfattning av föreningens verksamhet under föregående år. På ungdomssektionens årsmöte ska styrelse presentera en verksamhetsberättelse. Den ska också arkiveras så at kommande styrelser kan läsa den. Hur ni väljer att presentera verksamhetsberättelsen på årsmötet är helt upp till er.
Votering
Med votering menas att rösta med handuppräckning eller med uppsträckta gröna eller röda kort.
Å
Årsmöte
Möte en gång om året då medlemmarna godkänner styrelsens arbete under året som gått, väljer ny styrelse för nästa år och fattar övergripande beslut om verksamheten. Ungdomssektionens årsmöte ska alltid genomföras före föreningens årsmöte. Föreningens årsmöte ska alltid hållas innan den sista februari varje år. Ungdomssektionens årsmöte är ett allmänt möte dit alla föreningens medlemmar under 26 år är välkomna.
Efter ungdomssektionens årsmöte ska styrelsen skriva en rapport till föreningens styrelse. Rapporten ska innehålla allt ni har tagit upp och beslutat om under året.
Ö
Öppen och sluten röstning
All röstning på årsmötet sker öppet så länge inte någon begär sluten omröstning. Däremot sker alltid sluten omröstning vid val av person, det vill säga när två kandidater ställs mot varandra.
Ett exempel: Valberedningen har föreslagit X till US kommande ordförande. På årsmötet frågar ordföranden alla deltagare om det finns ytterligare förslag. Om någon svarar ja på den frågan blir det genast en sluten omröstning. Det fungerar så att alla deltagarna på varsin lapp skriver namnet på den de vill rösta på. Lapparna samlas in och räknas. Är svaret däremot att alla årsmötets deltagare är nöjda med valberedningens förslag att X ska väljas till ny ordförande, så röstar man öppet.