I slutet av året ska du och övriga ansvariga skriva en verksamhetsberättelse som berättar vad ungdomssektionen har gjort under året. Det är också bra om ni samtidigt utvärderar vad som har fungerat bra och vad som har varit mindre bra. På så vis kan nästa års styrelse lära sig av era erfarenheter.  

När ni ska skriva verksamhetsberättelsen kan ni utgå från årsplanen och skriva om de aktiviteter som ungdomssektionen har genomfört. Utgå från de här frågorna: 

• Vilket namn hade aktiviteten, till exempel rykttävling? 

• Hur många var med på aktiviteten? 

• Vad tyckte deltagarna? 

• Hände något särskilt?  

• Lärde ni er något som är viktigt att föra vidare till nästa styrelse? 

Ni ska sedan lämna in verksamhetsberättelse tillsammans med en ekonomisk redovisning till föreningens styrelse.  

Resultaträkningen visar vilka intäkter och kostnader ungdomssektionen har haft under året och hur pengarna har använts. Resultaträkningen lämnas till revisorn tillsammans med kassabok, kvitton och kontoutdrag från banken. När det gäller ekonomifrågor ska ni inte tveka att be om hjälp, till exempel från föreningens kassör.  

Hur du och övriga i styrelsen väljer att presentera verksamhetsberättelsen och resultaträkningen på årsmötet är helt upp till er själva. Varför inte göra ett bildspel över allt som hänt eller spela upp en sketch? Ju roligare och ju mer kreativt ni presenterar ert material, desto fler tar del av vad som har gjorts. Här har ni verkligen chansen att göra reklam för allt det roliga som är på gång i ungdomssektionen. 

I paragraf 13 i arbetsordningen för ungdomssektionen finns de punkter som ska finnas med på ett årsmöte och vad de innebär. Det går inte att ändra eller hoppa över punkter på dagordningen på ett årsmöte. Exempelvis ska medlemmarna välja ordförande för ungdomssektionen det kommande året, vilka personer som ska vara styrelseledamöter och vilka som ska ingå i valberedningen.

Mall för dagordning till årsmöte (docx)

Valberedningen ska inför årsmötet presentera förslag på personer som kan väljas in i styrelsen. Valberedningens uppdrag börjar direkt efter årsmötet och är inte klart förrän kommande årsmöte när nästa valberedning är vald. För att lyckas med uppgiften måste alla i valberedningen känna till ungdomssektionens verksamhet och mål så att de kan söka efter personer med rätt kompetens för kommande styrelse.

Efter årsmötet håller styrelsen ett så kallat konstituerande möte där ledamöterna fördelar uppdragen mellan sig och till exempel bestämmer vem som är kassör, sekreterare och vice ordförande.  

På mötet kan styrelsen också bestämma vem som är ansvarig för andra områden, till exempel för käpphästaktiviteter, pluggkvällar inför Hästkunskap Cup eller Vi i stallet-tävling. Ibland kan det också vara bra att låta en arbetsgrupp med flera personer ansvara för en viss aktivitet. Styrelsen kan besluta om vilka som ska ha ansvar för dessa områden efter hand. 

Det är då viktigt att du tar det lugnt och inte genast börja försvara dig utan i stället funderar över varför föräldern ifrågasätter aktiviteten. Är det något i aktiviteten som är otydligt och som behöver förtydligas? Är föräldern ny och otrygg i stallmiljön måste du kanske förtydliga vilka regler gäller i ett stall för att miljön ska vara säker och trygg för deras barn. I ett sådant läge är det extra viktigt att du och övriga ansvariga har diskuterat igenom varför ni gör en aktivitet innan ni genomför den – då är det enklare att bemöta frågor. 

Det kan vara bra att göra en aktivitet riktad till föräldrar. Den kan till exempel innehålla information om ungdomssektionens arbete och vad det betyder för barnen samt allmän hästkunskap och vett och etikett i stallet. Ett tips är att ha föräldraaktiviteten samtidigt som barnen rider. 

Om vuxna ifrågasätter dig eller ”klappar dig på huvudet” kan du bemöta dem genom att argumentera väl och vara korrekt. Kom i tid till styrelsemötena, var väl förberedd och läs igenom alla handlingar innan mötet. Ställ frågor så snart något är oklart – det är viktigt att du som representant förstår det styrelsen beslutar om.  

Är du ny i styrelsen eller om du känner att din röst inte tas på allvar på mötena kan du ta hjälp av en mentor som kan stötta dig. Det är bra om mentorn även följer med på något av ungdomssektionens möten. Du får då en naturlig koppling mellan föreningens styrelse och ungdomssektionen samt en vuxen som stöttar dig. Din röst är viktig i föreningen och den är berättigad. 

Om det inte kommer så många barn och ungdomar till ungdomssektionens aktiviteter kan det vara bra att fundera igenom några saker:  

1. Har ni hittat på aktiviteter som kan locka barn och ungdomar? Fundera lite kring vilken åldersgrupp ni vill ska komma på aktiviteterna och vad barn och ungdomar gillar att göra i den åldern. En övernattning med ryktrally lockar kanske en yngre grupp barn medan en föreläsning lockar en äldre grupp ungdomar. Våga fråga vad medlemmarna vill att ungdomssektionen ska göra. 

2. Har ni informerat om aktiviteten? Har ni talat om ordentligt när och var aktiviteten ska genomföras, hur länge den ska pågå samt exakt vad den innebär? Tänk på att lägga upp information om aktiviteten på föreningens webbplats och i de forum som föreningen finns på samt att göra en affisch och sätta upp den i stallet. Fråga också barnen och ungdomarna direkt när ni ser dem i stallet. En del är kanske blyga och vågar inte komma om de inte blir kontaktade direkt.  

Kanske säger en del av medlemmarna att de inte har tid att engagera sig? Tala då om vilken möjlighet det är att få nya vänner. Förklara att alla har roligt tillsammans och bygger nätverk som senare kan vara viktiga i arbetslivet och i andra sammanhang. Gör det enkelt att ta första steget in i gemenskapen, dela upp uppgifterna i mindre delar och be om hjälp. Det fungerar ofta, våga prova. 

1. Försök göra mötena mer effektiva. Har styrelsen avsatt en timme till ett möte kan ni fördela tiden på 15 minuter kulsnack, 30 minuter effektivt möte där ni följer dagordningen och fattar beslut och sedan 15 minuter kulsnack som avslutning. Prova att ställa en klocka och följa den. Redan efter några gånger fungerar det säkert bättre. 

2. Det är viktigt att du är ärlig mot dig själv och andra när du lovar att göra något. Fundera på hur mycket tid du totalt kan lägga på ungdomssektionen varje vecka och tala om det för de andra. Låt alla berätta vad de har för tid att lägga. På så sätt vet ni också om styrelsen hinner med det ni vill göra. Blir det stressigt kan ni dra ned på antalet aktiviteter. Tänk på att allt tar lite längre tid än vad du först tror och försök vara realistisk. Sedan när allt är kul, flyter på och alla hjälps åt så ger det en bra energi. 

3. Känner du ändå att du inte hinner med det du har lovat att göra ska du våga be om hjälp. Det är bättre än att inte göra det du sagt att du skulle göra. Den du ber om hjälp blir nog glad för ditt förtroende. Var noga med att tacka för den hjälp du får. 

Föreningen har tydliga regler för hur alla ska uppföra sig i stallet, både mot varandra och mot hästarna. Dessa regler och värderingar gäller även när medlemmarna träffas och umgås efter stallet eller via sociala medier. Tänk på att det alltid är lättare att skriva saker till någon än att säga det direkt till personen. Om du inte vet om det du skriver är okej så tänk efter om du kan säga det direkt till personen. Kan du det är det oftast okej.