Vi börjar med en ordlista med begrepp som är viktiga att känna till när det handlar om processen att ansöka om evenemang.
Viktiga begrepp
Bid
Det samlade värdskapserbjudandet som visar varför en stad/organisation bör få arrangera evenemanget. Innehåller exempelvis koncept, syfte, finansiering, faciliteter, kapacitet och garantier.
Ansökan
Den formella handlingen där bidet skickas in till rättighetsägaren. Ansökan följer ofta en särskild mall eller kravspecifikation.
Rättighetsägare
Organisationen som äger evenemanget, exempelvis ett internationellt förbund eller kommitté. Det är rättighetsägaren som bestämmer värdstad och krav.
Host/värdstad
Stad, region eller nation som får uppdraget att arrangera evenemanget enligt rättighetsägarens riktlinjer och avtal.
Bid process/ansökningsprocess
Den formella processen med deadlines, presentationsmöten, utvärderingar och beslut som leder fram till att en värdstad utses.
Host city contract/värdskapsavtal
Det juridiska avtal som tecknas mellan rättighetsägaren och värdstaden. Reglerar ansvar, ekonomiska åtaganden, rättigheter, leveranser och krav.
Vilka intressenter ska vi involvera?
För att få rätt stöd och resurser behöver vi samarbeta med flera aktörer – allt från lokala och nationella myndigheter till företag, idrottsförbund och andra viktiga partners. Här är en översikt över de roller som brukar finnas i BID-processen för internationella idrottsevenemang: vilka som driver arbetet, vilka som är viktiga men inte drivande, och övriga roller som är bra att ha med i tankarna. Mandat och ansvarsfördelning bestäms i varje projekt och är en viktig del av det första steget i bidprocessen.
Drivande
Specialidrottsförbund (SF)
Har rollen som arrangör och äger huvudansvaret för evenemanget gentemot det internationella förbundet.
Destination, bolag, förvaltning
Har rollen som värd för den fysiska platsen/området utanför arenan och är en mycket viktig samarbetspart till arrangören.
Medsökande nationer/städer
Aktuell i förekommande fall.
Lokala föreningar
Har rollen som den ideella organisationen och genomför oftast evenemanget på lokal nivå.
Extern processledare (när sådan finns)
Driver processen på uppdrag av SF och/eller destinationen.
Viktiga men inte drivande
Bidmottagare/rättighetsinnehavare
Mottagaren av bid:en har en viktig funktion i rollen som beslutande om bid:en går igenom eller inte. SF äger kontakten med det internationella förbundet och destinationen är en mycket viktig samarbetspartner i den dialogen.
Politik/beslutsfattare
Ett lokalt politiskt stöd redan från början behövs i de allra flesta fall för att processen ska kunna ta form.
Medborgare/opinion/allmänhet
Om bid:en blir vinnande är det viktigt att ha medborgare/opinion/allmänheten med sig: Arbetet med att marknadsföra evenemanget bör påbörjas redan under bidprocessen.
Arena/arenaägare
Arenanan/arenorna för evenemanget som bid:en gäller har en central roll vad gäller att uppfylla de krav som bidmottagaren ställer.
Kommersiella parter
De eventuella kommersiella parter som planeras att engageras i evenemanget behöver inkluderas redan i bidprocessen.
Besöksnäringen
Värddestinationens besöksnäring vad gäller exempelvis hotell, restauranger och kulturliv bidrar med förutsättningar och värde i bidprocessen. En nära dialog med besöksnäringens branschrepresentanter på destinationen är viktig.
Ambassadör
I vissa fall är det aktuellt med en ambassadör för evenemanget. Det kan vara en profil som är kopplad till den aktuella idrotten. Rollen som ambassadör innefattar bland annat att marknadsföra bid:en och evenemanget lokalt, nationellt och internationellt.
Staten/statliga myndigheter
I vissa fall kan det vara aktuellt att förhålla sig till och/eller engagera statliga myndigheter och bolag kopplat till bidprocessen.
Flygplatser/logistik/infrastruktur
Värddestinationens infrastrukturella och logistiska förutsättningar är en viktig del i att beskriva destinationens lämplighet för evenemanget. Bland annat tillgänglighet och närhet till flygplatser är i många fall helt avgörande.
Övriga
Lärosäten/forskningscentrum
Kan fungera som stöd i processen beroende på hur behovet ser ut.
Konsulter/byråer
Beroende på processens upplägg engageras konsulter och byråer för olika tjänster.
Media
Viktiga att tänka in i processen.
Säkerhet
Viktigt att tänka in i processen.
Riksidrottsförbundet
Är aldrig operativt aktiv i bidprocessen men kan fungera som bollplank och stöd.
Process vid ansökan/bid
Processen för att ansöka kräver ofta en noggrann planering, betydande resurser och starkt samarbete mellan olika intressenter. Varje internationellt idrottsevenemang har olika förutsättningar. Den övergripande processen ska ses som ett stöd i arbetet som kan anpassas till respektive evenemangs särskilda situation.
Figuren nedan visar övergripande de olika stegen från idé till inlämnad ansökan/bid.
Steg 1 – Varför
Fokus: Varför
Varje framgångsrikt projekt, process och aktivitet bygger på ett tydligt formulerat Varför/Syfte. SF respektive destinationen behöver definiera sina egna Varför, det behöver finnas en förståelse för bidmottagarens Varför och det bör slutligen definieras ett gemensamt Varför.
Steg 2 – Förstudie
Fokus: Vad (hur, vem)
Syftet med förstudien är att göra en övergripande kartläggning av den potentiella bidprocessen. Klarlägga omfattning inklusive övergripande tidsplan, analysera nuläget, belysa samarbetsformer, ansvar/roller/mandat, projektorganisation för bidprocessen (och även för evenemanget) ekonomi, regelverk samt risk- och möjlighetanalys är delar som kan ingå i förstudien. Resultatet blir ett beslutsunderlag till relevanta beslutsfattare.
Steg 3 – Beslut Go/No Go
Fokus: Om
Relevanta beslutsfattare (SF:s styrelse, stadsdirektör, kommunstyrelse, kommunfullmäktige etc) beslutar baserat på förstudierapporten om bidprocessen ska gå in i nästa skede eller inte.
Steg 4 – Startmöte
Fokus: Hur, vem
Förstudien konkretiseras och fördjupas.
Steg 5 – Konceptskapande
Fokus: Hur, vad, när
Konceptet för det internationella idrottsevenemanget formas och konkretiseras.
Steg 6 – Bidproduktion
Fokus: Gör
Det digra arbetet med att skapa bid:ens struktur och innehåll påbörjas och genomförs. Under detta steg ingår lobbying, ett omfattande kommunikationsarbete inklusive införsäljning till relevanta intressenter.
Steg 7 – Inlämning/presentation
Senast vid deadline lämnas bid:en in och därefter väntar med största sannolikhet en muntlig/digital presentation av bid:en till bidmottagaren.
Steg 8 – Beslut
Fokus: Om
Bidmottagaren bedömer samtliga bids och meddelar sitt beslut för det internationella idrottsevenemanget.
Ekonomiskt stöd vid bid
RF ger ekonomiskt stöd för förstudie eller bid/ansökan av internationella tävlingar med VM- och EM-status samt World Cup-tävlingar eller liknande. Stöd ges även till internationella kongresser, konferenser och seminarier som är sanktionerade av respektive SF:s internationella förbund.
Läs mer här vilka kriterier som gäller; https://www.rf.se/bidrag-och-stod/stod-for-internationella-evenemang/ekonomiskt-stod
Prognosverktyg – Event Impact Calculator
Inför ett evenemang är det värdefullt att få en bild av vilken nytta det kan skapa. Med RF:s prognosverktyg kan du enkelt räkna fram och visa effekterna – ekonomiska, sociala och miljömässiga – vilket ger ett bra underlag för att lyfta fram evenemangets positiva påverkan.
Event Impact Calculator ger en uppskattning baserad på genomsnittliga värden och är tänkt som ett stöd för dialog, inte en exakt prognos. Syftet är att ge kunskap och en plattform för att diskutera och fatta kloka beslut kring att ta hem evenemang.
Erfarenhetsbank
I RF:s erfarenhetsbank ta del av samlade erfarenheter från stora evenemang som genomförts i Sverige. Du hittar både ansökningar och förstudier.
Erfarenhetsbanken hittar du här
Hållbarhet och legacy
Redan vid bid- och ansökningsfasen är det viktigt att börja tänka in hållbarhet och legacy – vad vill du åstadkomma med ditt evenemang. På nästa sida kommer du få lära dig mer om det.