För att lyckas behöver ni tänka igenom allt från syfte och mål till organisation, kommunikation, säkerhet och värdskap. Nedan hittar ni en översikt över centrala områden som är bra att ha med i planeringen – från första idé till genomförande och uppföljning. Se det som en checklista att fundera kring. Ni kan också med fördel använda underlaget för att sätta ihop er egen evenemangsutbildning.
Centrala områden i planeringen
1. Syfte och mål med evenemanget
Att tidigt bestämma syfte och mål ger en tydlig riktning för hela evenemanget – oavsett om ni arrangerar ett mindre eller ett större idrottsevenemang. Det är också i detta skede som ni bör tänka igenom hur evenemanget kan genomföras på ett hållbart sätt och vilken långsiktig effekt (legacy) ni vill att det ska lämna efter sig.
När ni är överens om varför evenemanget ska genomföras och vad ni vill uppnå, blir det enklare att
planera och fatta kloka beslut längs vägen
prioritera rätt när tid och resurser är begränsade
skapa samsyn inom organisationen och med samarbetspartners
integrera hållbarhet i planering och genomförande
säkerställa att evenemanget ger den effekt, upplevelse och långsiktiga nytta ni eftersträvar.
Att arbeta fram syfte och mål behöver inte vara svårt eller tidskrävande. Det viktiga är att ni gör det tidigt och gör det tillsammans.
Börja med VARFÖR (syftet)
Syftet beskriver den övergripande anledningen till evenemanget och vilken nytta det ska skapa.
Ställ er till exempel frågorna:
Varför vill vi genomföra detta evenemang?
För vem gör vi det?
Vilken nytta eller effekt vill vi uppnå?
Exempel på syfte:
Att skapa ett inspirerande och inkluderande idrottsevenemang.
Att stärka intresset för sporten och locka fler utövare.
Att samla idrotten och skapa möten mellan aktiva, ledare och publik.
Bestäm VAD (målen)
Målen beskriver vad ni konkret vill uppnå med evenemanget. De ska hjälpa er att styra planeringen och göra det möjligt att följa upp i efterhand.
Bra mål bör vara tydliga och enkla att förstå, realistiska utifrån era förutsättningar och möjliga att följa upp.
Exempel på kortsiktiga mål:
Genomföra ett välorganiserat och tryggt evenemang.
Nå ett visst antal deltagare eller besökare.
Skapa en positiv upplevelse för aktiva, publik och funktionärer.
Exempel på långsiktiga mål:
Bidra till ökat intresse och deltagande i idrotten
Stärka samverkan mellan föreningar och andra aktörer
Skapa förutsättningar för framtida evenemang.
Säkerställ samsyn
Sammanfatta syfte och mål skriftligt och se till att alla i organisationen känner till dem.
Det gör det lättare att dra åt samma håll och använda syfte och mål som stöd vid beslut under hela arbetet.
Legacy och hållbarhet
Legacy och hållbarhet är två viktiga aspekter som bör finnas tidigt i er evenemangsplanering.
Läs mer hur ni kan planera för ett hållbart idrottsevenemang och vilken legacy ni vill skapa med evenemanget.
2. Organisation och ramar
En tydlig organisation och klara ramar är viktigt för ett tryggt och välfungerande evenemang. I planeringen behöver ni ta ställning till vilka regelverk, policys, ekonomiska förutsättningar och avtal som påverkar evenemanget, samt vilka tillstånd som krävs.
Här ingår också att bygga en fungerande evenemangsorganisation med tydliga roller och ansvar, samt att säkerställa att ni har rätt förutsättningar för att rekrytera, engagera och ta hand om era volontärer.
Organisation och roller
Fundera vilka nyckelfunktioner och ansvarsområden som är relevanta för evenemanget och vad de innebär. Här är förslag på funktioner i evenemangsorganisation (pdf).
Tillstånd att söka
Checklista för tillstånd (verksamt.se) – exempelvis matservering, alkoholtillstånd, avspärrningar, tillfälliga skyltar och byggnationer.
Volontärer och värdskap
Att skapa ett framgångsrikt evenemang bygger till stor del på det ideella engagemanget och våra volontärers ovärderliga insatser. Genom att ge volontärer rätt förutsättningar i form av introduktion och utbildning, skapas trygghet och motivation. Förutom specifika utbildningsinsatser är också en generell värdskapsutbildning bra att erbjuda. Den ger volontärerna en helhetsbild av evenemanget men också kunskap i bemötande och service.
Ta gärna del av Visit Skånes volontärsguide (pdf) för arrangörer, om du vill få inspiration och stöd i ditt arbete.
Tips på volontärshandbok från ishockey-VM i Stockholm 2025 (pdf)
Film: Tips från SM-veckan i Borås, hur man rekryterar volontärer
3. Samverkan
Ett evenemang fungerar bäst när alla inblandade aktörer samverkar. Genom att tidigt skapa gemensamma rutiner och en tydlig ansvarsfördelning minskar risken för missförstånd och vi säkerställer att både publik, deltagare och arrangörer får en trygg och positiv upplevelse.
Samverkan handlar om att samla rätt kompetens – från kommun och myndigheter till föreningar, funktionärer och samarbetspartners – och se till att alla har en gemensam bild av evenemangets upplägg, risker och möjligheter. Tydlig kommunikation, gemensam planering och regelbundna avstämningar är viktigt för att allt ska fungera smidigt.
För att samverkan ska bli meningsfull behöver man tidigt förstå vilka som faktiskt berörs av evenemanget och vilka som har möjlighet att påverka det. Här blir intressentanalysen ett viktigt första steg.
Varför göra en intressentanalys?
Identifierar tidigt vilka personer, organisationer och grupper som påverkas av – eller kan påverka – evenemanget.
Ger förståelse för behov, förväntningar och roller.
Underlättar prioritering av rätt insatser och resurser.
Skapar bättre förutsättningar för engagemang och delaktighet.
Minskar risken för missförstånd och onödiga hinder.
Ger ett stabilt underlag för kommunikation och samverkan.
Stödjer planering av evenemangets långsiktiga effekter och värden (legacy)
Nästa steg: Identifiera vilka som är era intressenter
4. Kommunikation och marknadsföring
Effektiv kommunikation och marknadsföring gör att evenemangsorganisationen når rätt målgrupper, engagerar deltagare och sprider information på ett tydligt sätt.
Intern kommunikation: Skapa tydliga rutiner för hur teamet kommunicerar med varandra inom evenemangsorganisationen.
Kommunikationsgrupp: Involvera intressenter med anpassade budskap i deras kanaler.
Extern kommunikation: Identifiera målgrupper och välj rätt kanaler för att nå dem effektivt.
Tips på enkel kommunikationsplan (pdf)
Guide för kommunikation via sociala medier (Visit Skåne).
Konkreta tips på hur man kan marknadsföra ett internationellt idrottsevenemang mot en internationell publik. Pilotprojekt från Handbolls-EM i januari 2020 (pdf).
5. Kringevenemang – stärker helhetsupplevelsen
Kringevenemang handlar om allt som sker runt själva tävlingen eller huvudaktiviteten och som bidrar till att skapa en större och mer minnesvärd upplevelse. Det kan vara allt från invigningar och medaljceremonier till prova-på-ytor, fan zones, kulturinslag eller familjeaktiviteter. Ett genomtänkt kringprogram kan locka fler målgrupper och skapa mervärde för både besökare, deltagare och platsen.
Planering av kringaktiviteter
Planera aktiviteter före, under och efter evenemanget för att bygga förväntan, öka närvaron och förlänga upplevelsen.
Anpassa innehåll efter målgrupper – exempelvis barn och familj, publik, deltagare eller näringsliv.
Säkerställ resurser och ansvar – en eventproducent eller upplevelseansvarig i organisationen kan vara viktig för kvalitet och samordning.
Tänk hela resan: från första informationstillfället till hemresan.
Skapa ytor för möten, pauser och delaktighet – inte bara för att titta.
Samverka gärna med lokala aktörer, kulturutövare och näringsliv för att bredda innehållet.
Fundera på vilka minnen och värden ni vill att besökaren ska ta med sig efteråt.
Inramning och branding
Tydlig branding och skyltning på tävlings- och evenemangsområden stärker igenkänning och professionalitet.
Färger, flaggor, banderoller, entréer och scenografi bidrar till stämning och orienterbarhet.
Sponsorer och partners
Ge sponsorer och partners synlighet på ett genomtänkt sätt – inte bara logotyper, utan närvaro som tillför värde för besökaren.
Skapa aktiveringsytor där sponsorer kan bidra med aktiviteter, prova-på-inslag eller service som förstärker upplevelsen.
Säkerställ att sponsorernas exponering hänger ihop med evenemangets värderingar och målgrupper.
6. Säkerhet
Säkerhet är en grundförutsättning för ett tryggt och lyckat evenemang för alla inblandade. Genom att arbeta systematiskt från planeringens början och tydligt definiera vilka åtgärder och rutiner som behövs inom arrangörens ansvarsområde minskar riskerna, ökar tryggheten för publik, deltagare och funktionärer, och ger bättre förutsättningar för ett väl genomfört evenemang.
• Gör en risk- och sårbarhetsanalys för att identifiera potentiella hot och sårbarheter.
• Definiera vilka roller och funktioner som behövs i organisationen för att säkerhetsarbetet ska fungera.
• Använd checklistor och guider som stöd i planeringen. Exempelvis checklista för säkerhetsarbete (pdf) och säkerhetsguide för evenemang (MSB)
För mer information och riktlinjer, se Riksidrottsförbundets webbsida om säkerhetsarbete.
7. Logistik och evenemangsplanering
God logistik handlar om att planera och samordna transporter, parkeringar, tillstånd och andra praktiska detaljer före, under och efter evenemanget, så att både deltagare, publik och funktionärer får en trygg och positiv upplevelse.
Skapa en logistikplan som omfattar transporter, parkeringar, tillstånd och andra viktiga praktiska aspekter.
Använd verktyg och mallar för att planera, organisera och samordna arbetet, vilket ger bättre förutsättningar att lyckas med logistiken.
Säkerställ att evenemanget är tillgängligt för alla. Ta hjälp av stöd och inspirationsmaterial, till exempel från Svenska Ishockeyförbundet.
8. Utvärdering och uppföljning
Utvärdering är avgörande för att utveckla evenemang och säkerställa att positiva effekter tas tillvara. Genom systematisk uppföljning kan arrangören lära av erfarenheter, identifiera förbättringsområden och planera för framtida evenemang.
Intern utvärdering: Samla teamet för att diskutera vad som fungerade bra och vad som kan förbättras. Använd möten, enkäter eller andra verktyg för att dokumentera lärdomar.
Extern utvärdering: Fånga deltagare och besökares upplevelser, samt mät evenemangets effekter och synlighet genom exempelvis enkäter, turismekonomiska analyser och mediaanalyser.
Erfarenhetsbank: Använd Riksidrottsförbundets erfarenhetsbank som stöd och inspiration för att jämföra och utveckla evenemang över tid.