Det finns några saker som behöver förberedas inför att ett bildandemöte ska kunna hållas. Här nedan går vi igenom viktiga förberedelser för er.
För att komma igång följer nedan en steg för steg-guide för er att följa så att formalia kring bildandet blir så bra som möjligt.
Inför bildandemötet
Kallelse till bildandemötet - Bestäm tid och plats för mötet.
Skicka en inbjudan till alla som du tror är intresserade av att vara med och bilda föreningen. Inbjudan bör innehålla:
1. Syftet med mötet: ”Att besluta om att bilda en idrottsförening”.
2. Förslag på föreningsnamn.
3. Förslag på stadgar (kan skickas med som bilaga).
4. Agenda för mötet.Ta fram förslag på stadgar som kan passa föreningen och den tänkta verksamheten. För att idrottsföreningen så småning om ska kunna ansöka om medlemskap i ett visst förbund är en stark rekommendation att använda en stadgemall som finns för idrottsföreningar, framtagen av Riksidrottsförbundet. Mallen är gjord för att kunna anpassas till föreningen ska kunna göra ändringar så att de passar den verksamhet som föreningen ska bedriva. Gå med fördel igenom stadgarna tillsammans med de initiativtagare till att föreningen ska bildas. Det är också bra att föra dialog med det förbund som föreningen avser ansöka om medlemskap i.
Ta fram ett förslag på föreningens namn. Namnet behöver förhålla sig till Riksidrottsförbundets regler för namn samt det förbund ni avser ansöka om medlemskap i.
Bildandemötet
Nu är det dags för bildandemötet. Er kommande förenings startpunk och där föreningen föds. Det är nu det viktiga beslutet fattas om att bilda föreningen anta föreningens stadgarna antas och att tillsätta en interimstyrelse. Det är också vid detta möte som föreningens namn bestäms och grunden för den demokratiska strukturen läggs.
Mötesordföranden lotsar deltagarna genom föredragningslistans punkter som bör vara minst följande:
Fastställande av närvarolista/röstlängd - En lista över alla som deltar i mötet. Den används som röstlängd vid omröstningar och ska bifogas protokollet.
Val av mötesordförande - Personen som leder mötet och ser till att dagordningen följs.
Val av protokollsekreterare - Ansvarar för att skriva protokollet och dokumentera alla beslut.
Val av två protokolljusterare och rösträknare - Kontrollerar att protokollet är korrekt och räknar röster vid behov.
Fastställande av föredragningslista för mötet - Godkänn den dagordning som ska följas under mötet.
Fråga om bildande av föreningen - Beslut om föreningen ska bildas – ja eller nej.
Fastställande av stadgar för föreningen - Anta föreningens stadgar, som är reglerna för hur föreningen ska fungera.
Fastställande av namn på föreningen - Besluta vilket namn föreningen ska ha.
Beslut om medlemsavgiftens storlek - Bestäm hur mycket medlemmarna ska betala i medlemsavgift.
Val av styrelse - Välj ordförande och övriga ledamöter som ska sitta fram till första ordinarie årsmötet.
Det är viktigt att alla beslut noga protokollförs och att protokollet skrivs under av mötesordförande, sekreterare samt av de två personer som valts som justerare under bildandemötet. (E-signering av protokoll med exempelvis Bank-id är ok.)
Tänk på följande:
Vid bildandet räcker det att det är tre personer för att en förening ska anses vara så kallad rättskapabel, men det är bra om man är så många som era stadgar säger att en styrelse ska vara. Detta då det kan av till exempel banker ställas högre krav på att vara minst 4-5 personer i interimstyrelsen för att kunna starta igång bankkonto i föreningens namn.
Interimstyrelsens roll i nybildad förening
När en ideell förening bildas behöver den direkt kunna fungera som juridisk person och ha någon som tar ansvar för att verksamheten kommer igång. Under denna första tid – innan den ordinarie styrelsen formellt väljs vid föreningens första årsmöte – leds föreningen av en interimstyrelse, ibland kallad tillfällig styrelse eller interimsstyrelse.
Vad är en interimstyrelse?
En interimstyrelse är en tillfälligt utsedd styrelse som väljs på föreningens bildandemöte. Den fungerar som föreningens ledning fram tills dess att ett ordinarie årsmöte kan hållas och en årsmötesvald styrelse väljs.
Varför behövs en interimstyrelse?
När föreningen bildas har den redan blivit en juridisk person, vilket innebär att den kan
äga saker
skriva avtal
ta emot bidrag
ansöka om organisationsnummer.
Hur länge sitter en interimstyrelse?
Interimstyrelsen sitter endast fram till det första ordinarie årsmötet, där en medlemsvald styrelse väljs i enlighet med stadgarna. Uppdragets längd beror därför på hur snabbt föreningen ordnar sitt årsmöte — ofta inom några månader efter bildandet.
Interimstyrelsens huvudsakliga uppgifter
1. Starta upp föreningens arbete
Interimstyrelsen leder föreningen från det att bildandemötet är avslutat och ser till att föreningen kommer igång. Detta innefattar ofta administrativa och praktiska moment, till exempel kontakt med myndigheter eller banken.
2. Förbereda föreningens första ordinarie årsmöte
Interimstyrelsen ansvarar för att
ta fram förslag till dagordning
sammanställa underlag inför mötet
kalla medlemmarna i enlighet med stadgarna eller praxis
förbereda valberedningens arbete (om valberedning saknas kan interimstyrelsen hjälpa till att initiera processen).
3. Genomföra nödvändiga formella åtgärder
Interimstyrelsen kan behöva
ansöka om organisationsnummer hos Skatteverket
ta fram ett förslag till stadgar om dessa inte var helt klara vid bildandet
öppna bankkonto eller ansöka om giro om detta krävs för att påbörja verksamheten.
För sådana åtgärder krävs att någon kan visa upp ett korrekt skrivet protokoll, där det framgår vilka som ingår i interimstyrelsen och vilka som är firmatecknare.
4. Säkerställa att demokratiska processer kommer på plats
Interimstyrelsen verkar bara tills medlemmarna ges möjlighet att formellt bestämma föreningens långsiktiga ledning. Deras uppdrag är därför inte att styra länge, utan att skapa förutsättningar för en demokratisk struktur genom det första årsmötet.