Demokrati innebär att alla medlemmar har lika rätt att uttrycka sina åsikter och påverka föreningens inriktning. Genom demokratiska processer skapas en balans mellan individens frihet och föreningens gemensamma mål.
Vad är en ideell förening?
🎦 Titta på filmen nedan för reflektioner kring en styrelseledamots viktiga roll i föreningen.
För att bilda en ideell idrottsförening som är en juridisk person krävs vissa grundläggande förutsättningar. En ideell förening är inte reglerad i någon särskild lag, men det finns etablerade krav för att den ska anses rättskapabel.
Detta krävs:
Ett särskiljande namn för föreningen.
Fullständiga stadgar som reglerar föreningens verksamhet och struktur.
Minst tre personer som bildar föreningen, men helst antalet personer som ska finnas i styrelsen enligt stadgarna
En vald styrelse som företräder föreningen (*helst så många som stadgarna säger).
*Banker kan kräva att man är minst 4-5 personer för att kunna skapa ett bankkonto så att föreningen blir bankkund.
Föreningens särart
Du kanske har eller har haft ett styrelseuppdrag i ett bolag tidigare och blivit inspirerad av företagets marknadsföringskampanjer och snabba införanden av nya aktiviteter. Om så är fallet är det viktigt att du, innan du föreslår hur föreningen ska utveckla verksamheten, funderar på inom vilken logik du ska röra dig i ditt ideella uppdrag.
Här nedan kan du läsa mer om föreningslogik och marknadslogik. Vi tittar på skillnaderna mellan dessa logiker och deras påverkan på verksamhetens mål och struktur.
Föreningslogik vs marknadslogik
I ett företag beslutar en ledning och anställda verkställer besluten. De anställda har i regel lönen som drivkraft även om intresset för företagets produkt eller tjänst kan vara nog så motiverande. Verksamhet erbjuds till kunder på en marknad, till allmänheten, där kunderna inte har någon formell beslutsrätt – marknadslogik. Ett företag har som mål att gå med vinst och att kunna ge utdelning till ägare genom att erbjuda en viss typ av verksamhet. Syftet är att på något sätt generera ekonomiska fördelar till en eller flera intressenter.
En ideell idrottsförening har inget vinstsyfte, utan ett ideellt ändamål och organiseras framför allt genom ideellas engagemang – föreningslogik. Utan medlemmar skulle inte föreningen existera. Det finns ingen ägare i föreningen. Medlemmarna bestämmer och tillsätter styrelsen i en demokratisk ordning. Den verksamhet som föreningen bedriver är till för medlemmarna, inte allmänheten.
Föreningens verksamhetsidé
En förening är inget självspelande piano. Alla föreningar som fungerar på ett bra sätt har skapats genom arbete och engagemang för att medlemmarna gillar föreningens idé och värderingar. Det är en förutsättning att några har taktpinnen och styr föreningens kurs, och denna ”någon” är Du som i din roll som styrelseledamot fått förtroende att leda, utveckla och förvalta er förening.
🎦 Titta på filmen nedan för ett exempel på hur verksamhetsidén styr vad som sker i föreningen.
Så vet ni om er verksamhetsidé är tydlig
Ett sätt att ta reda på om föreningens verksamhetsidé är tydlig är att undersöka om verksamhetsidén svarar på tre frågor:
"Vår förening ska erbjuda…” (Exempelvis ”Vår förening ska erbjuda basket”.)
”för…” (Exempelvis ”för barn och ungdomar i Blomstermåla”.)
för att… (Exempelvis ”för att basket som aktivitet utvecklar utövaren fysiskt, psykiskt, socialt och idrottsligt”.)
När dessa frågor sammanställs kan det se ut enligt följande: ”Vår förening ska erbjuda basket för barn och ungdomar i Blomstermåla för att basket som aktivitet utvecklar utövaren fysiskt, psykiskt, socialt och idrottsligt”.
I en mening beskrivs vad föreningen erbjuder, för vem och varför föreningen vill erbjuda detta. Det kan såklart se olika ut, men en koncis och tydlig formulering skapar bra förutsättningar för att verksamhetsidén blir lätt att förstå och att fler kan bidra för att omsätta den i praktisk handling.
Koppla till ert specialidrottsförbunds (SF:s) idé
Ytterligare ett perspektiv som är viktigt att utforska är kopplingen mellan föreningens verksamhetsidé och det specialidrottsförbund, alltså den idrott som föreningen är medlem i. Rimmar föreningens verksamhetsidé med SFs? Om SF på ett tydligt sätt genom sin verksamhetsidé vill bidra till exempelvis ett livslångt idrottsintresse hos utövaren, blir det inte motsägelsefullt om en medlemsförening genom sin verksamhetsidé säger sig vilja bedriva en selekterande elitverksamhet med 7-åringar som målgrupp.
Idrottsrörelsens verksamhetsidé
Idrottsrörelsen har gemensamt formulerat en verksamhetsidé som hela rörelsen ska jobba mot.
I idéprogrammet ”Idrotten vill” (som togs fram redan 1995, men som uppdaterats flera gånger sedan dess, senast 2019) utformades följande verksamhetsidé som grund för hur Riksidrottsförbundets verksamhet och styrning av idrotten ska fungera:
Verksamhetsidé
Vi bedriver idrott i föreningar för att må bra, ha roligt och utvecklas under hela livet.
Vision
Svensk idrott – världens bästa
Svensk idrottsrörelse vill vara bäst i världen för alla på alla nivåer. Vi vill ständigt utvecklas och förbättras både till form och innehåll. Det bygger på en självstyrande och samlad idrottsrörelse med starka förbund och föreningar samt en bildnings- och utbildningsverksamhet i världsklass.
🤔 Reflektera själv
Hur lyder din förenings verksamhetsidé?
Tycker du att din förenings verksamhetsidé är tydlig? (se nedan om du behöver ta reda på om den är tydlig eller ej)
Medlemmarna
Varje år hålls ett årsmöte där medlemmarna tillsammans bestämmer om ekonomi och väljer vilka som ska ingå i styrelsen. Den valda styrelsen ansvarar för den dagliga driften och ser till att föreningen följer sina stadgar, som fungerar som föreningens egna regler. Medlemmarnas engagemang och aktiviteter utgör föreningens hjärta och själ.
Föreningen är en viktig del av det demokratiska samhället och bidrar till att stärka gemenskapen samt skapa delaktighet för alla medlemmar. Det är viktigt att medlemmarna känner till vilka som sitter i styrelsen och leder föreningen mellan årsmötena. Regelbunden information om föreningens aktiviteter, styrelsens diskussioner och beslut är avgörande för att göra medlemmar delaktiga. Detta kan göras via hemsidan, antingen öppen eller med inloggning, samt genom nyhetsbrev, elektroniska eller via post.
Sammanfattningsvis bygger en levande förening på öppen kommunikation och delaktighet, där medlemmar känner sig informerade och involverade.
🎦 Titta på filmen om ett föreningsexempel på medlemsinflytande
Medlemsavgift i förening
Medlemsavgiften är den grundavgift en person betalar för att bli medlem i föreningen.
Den fastställs på årsmötet av föreningens medlemmar.
Avgiften är ett formellt krav enligt Idrottsrörelsens stadgar (och ofta även i föreningens egna stadgar) för att räknas som medlem.
Genom att betala den får man rättigheter som medlem, till exempel att rösta på årsmötet, delta i föreningens aktiviteter, och ibland försäkring via sitt SF.
Varför ska medlemsavgiften inte vara för hög?
Låg tröskel för medlemskap – Huvudsyftet med en ideell idrottsförening är att så många som möjligt ska kunna vara med. En för hög avgift kan utestänga människor, särskilt barnfamiljer eller de med begränsad ekonomi.
Inte vinstdrivande – Ideella föreningar ska inte drivas som företag. Medlemsavgiften är en symbolisk grund för medlemskapet, inte en stor inkomstkälla. Föreningen finansieras ofta istället genom träningsavgifter, bidrag, sponsring och ideellt arbete.
Demokrati i föreningen – Om avgiften är låg blir det enklare för många att vara med och påverka. En hög avgift riskerar att skapa en exkluderande miljö.
Skillnad mellan medlemsavgift och träningsavgift – Medlemsavgiften ska täcka det administrativa (medlemskap, försäkring, rätt att delta i årsmöte osv.), medan kostnader för träning, hallar, material m.m. tas ut som träningsavgifter eller aktivitetsavgifter. Medlemsavgift och träningsavgift ska både beslutas och bokföras separat.
Stadgarna
Stadgarna utgör en stabil grund för verksamheten, de beskriver vad som ska göras och hur beslut fattas i föreningen. Stadgarna utgör samtidigt ett stöd för utveckling. Eftersom det inte finns någon lag om ideella föreningar är stadgarna föreningens lag – det regelverk som beskriver varför föreningen finns till och vad föreningen ska erbjuda och de ramar man ska hålla sig inom.
I stadgarna ska vissa delar finnas med för att anses fullständiga. I övrigt kan föreningen själv bestämma innehållet. För idrottsföreningar finns RF:s stadgemall som stöd och utgångspunkt så att allt nödvändigt kommer med.
🎦 Titta på filmen med Riksidrottsförbundets förbundsjurist Johan Karlsson som berättar om stadgarna och dess betydelse.
Det här ska finnas med i stadgarna
För att en förenings stadgar ska anses fullständiga ska följande saker finnas med:
Föreningens ändamål (vad som ska ”göras” i föreningen).
Föreningens namn och orten där föreningen bedriver sin verksamhet.
Vem som är firmatecknare.
Hur stadgarna kan förändras.
Hur föreningen kan upplösas.
Hur man kan bli medlem i föreningen och vilka rättigheter respektive skyldigheter medlemmen har.
Hur en medlem utträder ur föreningen och hur medlemskapet kan upphöra.
Hur medlemsavgiften bestäms.
Antal revisorer (personer som kollar av att styrelsen har gjort det som bestämdes på årsmötet).
Hur styrelsen väljs, antal personer i styrelsen och hur länge man kan vara med i styrelsen (mandattid).
Hur styrelsen kan fatta beslut.
Föreningens sammanträden (hur styrelsen ska mötas och hur styrelsen ska fatta beslut om frågor).
Föreningens räkenskapsår (mellan vilka datum som en förening ska göra sitt bokslut eller upprätta årsredovisning).
Ärenden på föreningsstämman (vilka frågor som kan tas upp på en föreningsstämma), såsom kallelse, beslutsförhet och omröstning.
Vad som ska hända med föreningens pengar om föreningen ska upplösas.
🤔 Reflektera för dig själv
Har du koll på föreningens stadgar?
Hur tillämpar er förening dem i praktiken?
Valberedningen
Valberedningen har till uppgift att till årsmötet föreslå en väl sammansatt styrelse. Och med väl sammansatt avses personer med kompetens och erfarenheter att förvalta föreningens verksamhet, men också att utveckla den för att möta människors önskemål och behov både idag och imorgon.
🎦 Titta på filmen som ger en beskrivning kring uppdrag och roll som en valberedning har.
Valberedningens uppdrag består av två delar:
Analysera och granska den sittande styrelsens arbete
Presentera ett väl genomtänkt förslag på ny styrelse för medlemmarna på årsmötet
Båda delarna kräver att valberedningen följer verksamheten i föreningen och dess styrelse och aktivt söker efter personer som vill engagera sig i verksamheten.
Föreningens stadgar sätter riktlinjerna och villkoren för valberedningens arbete. Exempelvis hur valberedningens sammansättning ska se ut (antal personer med mera) Även uppdraget kan vara beskrivet i stadgarna och tidsangivelser som påverkar årshjulet för en valberedning (exempelvis datum för att nominera personer till styrelsen).
Valberedningen väljs av medlemmarna och inte ska utgöras av styrelsen eller anställd i föreningen.
Valberedningens arbetsår
Det är bra om valberedningen har en plan för sitt arbete som avser hela året. Här nedan följer ett årshjul på hur valberedningens verksamhetsår kan planeras.
🎦Titta på filmen om vikten av att jobba för en bred representation i valberedning och styrelse.
Årsmötet
Årsmötet är ett av idrottsföreningens viktigaste tillfällen för medlemmarna att göra sin röst hörd, påverka beslut och vara med och forma föreningens framtid. Här fattas beslut om verksamhetens riktning, budget/ekonomisk plan, och viktiga frågor som påverkar föreningens utveckling och mål. Genom att delta i årsmötet kan medlemmarna inte bara följa föreningens framsteg utan också vara med och skapa en levande och engagerande verksamhet för alla.
🎦 Titta på filmen nedan för att få en genomgång av hur ett årsmöte kan genomföras.
Centrala begrepp på årsmötet
Acklamation
Omröstning med JA-rop.
Adjungera
Någon eller några tillfälliga ledamöter i en styrelse. Den som adjungeras till styrelsen har yttrande- och förslagsrätt, men inte rösträtt.
Beslutsförhet
Anger hur många som måste vara närvarande för att man ska kunna fatta beslut.
Dagordning
Den lista som talar om vad som ska tas upp på mötet.
Justering
Fastställande. Ett mötesprotokoll justeras i efterhand av utsedda justerare och får därmed giltighet.
Mandatperiod
Tiden mellan två årsmöten. Väljs en styrelseledamot på två år, väljs hen på två mandatperioder (förutsatt att man har årsmöte en gång per år).
Majoritet
Ett förslag till beslut får majoritet genom att få flest röster.
Protokoll
Ger besked om vad som förekommit på mötet, inklusive vilka beslut som fattats samt eventuella reservationer. Bra om det framgår i protokollet vem som är ansvarig att driva en fråga vidare.
Reservation
Om det finns en avvikande mening i en fråga kan man få detta inskrivet i protokollet. Används ofta för att markera, gentemot medlemmarna, att det finns avvikande meningar mot beslutet.
Revision
En revisionsberättelse ska uppvisas på årsmötet för att medlemmarna ska kunna känna sig trygga med att besluta om ansvarsfrihet för styrelsen. Det är den/de vald/valda revisorn/revisorerna som gör själva revisionen och är valda på årsmötet.
Röstlängd
Förteckning över röstberättigade medlemmar.
Suppleant
Ersätter ordinarie ledamot. Styrelsen kan själv bestämma om suppleanten får vara med på mötena trots att ordinarie också är där. Om så är fallet har suppleanten ingen rösträtt.
Utslagsröst
Om ett beslut i en sakfråga går till votering och den slutar i lika röstetal har mötesordförande utslagsröst som avgör vilket alternativ som vinner.
Valberedning
Grupp av medlemmar i en förening som fått i uppdrag att föreslå kandidater till styrelse och motsvarande uppdrag. Valberedningen ska göra en bedömning av kandidaternas lämplighet.
Yttrande
En beredande instans, t ex styrelsen, yttrar sig över ett inkommet förslag till beslut, t ex en motion.
Överläggning
Allmän diskussion innan man fattar beslut
Mötesordförande
När föreningen ska ha årsmöte kan det vara en god idé att bjuda in en extern ordförande till mötet – alltså någon som inte själv är medlem i föreningen och därför kan hålla sig opartiskt till de frågor som tas upp på mötet.
Motioner
Medlemmarnas förslag till årsmötet, som styrelsen sedan tagit ställning till och föreslagit antingen bifall (ja) eller avslag (nej), och det svaret bifogas motionen till årsmöteshandlingarna. På årsmötet kan sedan deltagarna rösta antingen för medlemmens yrkande (motionen) eller för styrelsens svar på densamma. Under mötet kan även tillägg och nya versioner av förslag tas upp och röstas om.
Propositioner
När styrelsen själv vill föreslå mer genomgripande förändringar som kräver årsmötesbeslut, eller i annat fall anser att det är extra viktigt att förankra ett förslag och få medlemmarnas godkännande, så kan styrelsen skriva en proposition till årsmötet som medlemmarna får utskickat i stadgeenlig tid.
Valberedning
En aktiv valberedning kan vara nyckeln till en balanserad och kompetent styrelse. Den ska jobba parallellt med föreningens styrelse hela året och föreslå val till årsmötet utifrån förenings behov. En styrelse ska inte styra valberedningens beslut, men det bör vara god kontakt mellan grupperna.
Digitalt årsmöte
Fysiska möten var länge standard, men nu blomstrar digitala årsmöten. Tekniken har utvecklats, fler kan delta, och många föreningar övergick snabbt till digitala möten under pandemin. Visst finns nya krav på röstlängd och kontroller, men digitaliseringen har öppnat dörrarna för fler medlemmar
Tips och idéer
Många människor upplever att det är jobbigt att prata/rösta i en stor grupp. Våga testa nya sätt för att göra alla medlemmar delaktiga i mötet, till exempel:
Testa digitala röstningsverktyg/digitala alternativ
Skapa bikupor/smågrupper där deltagarna kan diskutera frågor i mindre grupper
Gå igenom bokslut och verksamhetsberättelse på ett lättsamt sätt
Presentera gärna styrelsens förslag till verksamhetsplan och budget vid lämpligt tillfälle i god tid före årsmötet och ge medlemmarna möjlighet att kommentera och ge förslag, t ex att frågor och förslag lämnas på post-it lappar, eller liknande
En del föreningar upplever att det är svårt att få medlemmarna att komma på årsmötet. För att få fler att vilja komma kan man tänka på att vara tydlig med att det är medlemmarna som är föreningen. Få alla medlemmar att förstå varför de ska komma och varför det är viktigt
Om föreningen har många barn och unga som medlemmar – se till att deras föräldrar är medlemmar så de kan påverka föreningens verksamhet genom sitt eget medlemskap
Se till att mötet får en trevlig inramning; en bra lokal, bjud på mat/fika, ha pauser om mötet blir långt
Kombinera årsmötet med någon annan händelse; prisutdelning, föreläsning, social aktivitet, träning
Konstituerande möte
Vad är ett konstituerande möte?
Ett konstituerande möte är det första mötet som en nyvald styrelse håller efter föreningens årsmöte. Syftet är att styrelsen formellt ska organisera sig och besluta om vilka roller och funktioner som behövs för att styrelsen ska kunna arbeta effektivt under verksamhetsåret. Även om årsmötet har utsett ledamöter och ofta även ordförande, är det på det konstituerande mötet som styrelsen fastställer sin interna arbetsfördelning.
Vad beslutas på mötet?
Under detta möte utses vanligtvis roller som vice ordförande, sekreterare och kassör – förutsatt att årsmötet inte redan har valt dessa. Styrelsen beslutar ofta också om firmatecknare, rutinfrågor kring mötesformer och beslutsfattande, samt eventuella arbetsgrupper eller ansvarsområden. Besluten dokumenteras i ett protokoll som sedan ligger till grund för hur styrelsen arbetar framåt.
Varför är mötet viktigt?
Det konstituerande mötet skapar tydlighet kring ansvar, befogenheter och arbetsformer. Det ger styrelsen en gemensam startpunkt där förväntningar kan stämmas av och riktlinjer för samarbetet kan etableras. Ett väl genomfört konstituerande möte bidrar till att styrelsen får en trygg och strukturerad grund att stå på i sitt fortsatta arbete.
Styrelsens ansvar
Ett förtroendeuppdrag innebär både ansvar och utveckling. Verksamheten kan vara mer eller mindre komplex, beroende på föreningens storlek, och innebära att du behöver besitta eller inhämta kunskap om olika saker för att kunna fatta rätt beslut för föreningen.
Sannolikt har du tillfrågats av valberedningen för din kompetens och erfarenhet. Ni i styrelsen har fått ett förtroende och med det också ett ansvar för beslut och handlingar.
Exempel på ansvar
Skadeståndsansvar
Den som direkt av medlemmarna eller av styrelsen fått i uppdrag att sköta och företräda föreningens angelägenheter och som medvetet eller av vårdslöshet orsakat föreningen skada kan bli skadeståndsskyldig. Det är vanligtvis i samband med punkten om ansvarsfrihet på årsmötet som frågan om eventuellt skadeståndskrav kan komma upp.
Det handlar inte bara om att medlemmarna kan ställa styrelsen till svars för sådant som orsakat föreningen skada. Även personer utanför föreningen kan ställa skadeståndsanspråk. Det kan exempelvis handla om olyckor som orsakats av bristande säkerhet i föreningens anläggning. Dessa skadeståndsanspråk kan ställas när som helst under året. Om hela eller delar av styrelsen inte beviljas ansvarsfrihet har föreningen genom den nyvalda styrelsen alltså möjlighet att inom ett år väcka så kallad talan vid tingsrätten.
Straffrättsligt ansvar
Det är föreningens och därmed styrelsens skyldighet att se till att brott inte begås i föreningens verksamhet. Eftersom en juridisk person i juridisk mening inte kan straffas är det i stället föreningens företrädare som ställs till svars om brott begås. Föreningen kan dock åläggas företagsbot.
Personligt betalningsansvar
Detta ansvar handlar främst om det som har med skatter och avgifter att göra. Det är helt enkelt så att om det är något man som styrelseledamot eller företrädare för föreningen inte ska missa så är det att se till att rätt skatter och avgifter betalas in i tid. Ansvaret är dessutom solidariskt, vilket innebär att pengarna kan krävas in även av den som inte direkt är orsaken till ”missen”.