Skatter och moms
För styrelsen gäller det att ha rätt kunskap om de ekonomiska förutsättningarna även ur ett skatteperspektiv för att inte besluta om verksamhet som kan äventyra föreningens skattestatus. Felaktiga beslut i det avseendet skulle kunna leda till ekonomiskt ansvar för ledamöter personligen och i slutändan påverka verksamheten så att medlemmarna drabbas.
En förening är en allmännyttig ideell förening och skattebefriad under vissa förutsättningar och ska uppfylla fyra villkor enligt medan:
Ändamålskravet - Föreningens syfte ska vara alllmännyttig - idrott är ett allmännyttigt ändamål.
Verksamhetskravet - Minst 90 % av föreningens verksamhet ska bidra till att uppfylla ändamålet.
Fullföljdskravet - Min 80 % av föreningens inkomster ska användas för att uppfylla ändamålet.
Öppenhetskravet - Föreningen ska vara öppen för alla.
På Skatteverkets hemsida kan du läsa mer under "rättslig vägledning".
En förening får inte lägga mervärdersskatt, så kallad moms, på sina aktivitetsavgifter eller på sådant som föreningen säljer. Däremot ska föreningen precis som andra konsumenter betala moms på till exempel juicen eller korven som säljs i kafeterian på tävlingar eller matcher. Till skillnad från företag kan inte föreningen göra avdrag för momsen på inköpta varor eller tjänster i sin redovisning eftersom de inte är momspliktiga. Så momsen blir alltså oftast en ren kostnad i föreningens bokföring.
Är du osäker på vad som gäller? Gå till Skatteverkets hemsida för mer information.
Ersättning och löner
Många föreningar betalar ut idrottsersättningar (ibland kallat arvoden) till funktionärer. Det ska precis som andra utgifter bokföras. Dessutom ska uppgifter om utbetalningar i form av ersättningar eller lön lämnas till Skatteverket antingen i form av kontrolluppgift eller i en arbetsgivaredeklaration. Om föreningen har anställda ska föreningen vara registrerad som arbetsgivare och redovisa och betala arbetsgivaravgifter. Om idrottsersättningar som betalas ut under året överstiger ett visst belopp per utövare ska föreningen vara registrerad som arbetsgivare och betala arbetsgivaravgifter. Alltså även då ingen är formellt anställd i föreningen.
Fördjupning om ersättningar och löner
För ideella idrottsföreningar gäller samma regler som för andra arbetsgivare. Däremot kan det finnas undantag för idrottsföreningar. För att hamna rätt i hur utbetalningar av ersättningar och lön ska redovisas finns detaljerad information på Skatteverkets hemsida.
Att vara arbetsgivare innebär både krav och behov av kunskap om arbetsrättslig lagstiftning, kollektivavtal, anställningsavtal och skatteregler. Ansvar att bemöta föreningens anställda professionellt och följa lagar. Om din förening har anställda så är sannolikheten stor att ni har ett medlemskap i en arbetsgivareorganisation. Arbetsgivaralliansen är idrottens arbetsgivarorganisation där ni kan få råd och hjälp i arbetsrättsliga frågor.
GDPR
Inom idrottsrörelsen behandlar vi många olika typer av personuppgifter för att vardagen ska fungera. Sedan 25 maj 2018 gäller EU:s nya dataskyddsförordning (GDPR) som innebär ett stärkt skydd för enskildas personliga integritet och ställer hårdare krav på hur personuppgifter får behandlas.
Inom idrottsrörelsen behandlar vi en stor mängd personuppgifter, alltså uppgifter som direkt eller indirekt kan kopplas till en fysisk levande person. De används bland annat till att hålla ordning i medlemsregister, fördela ekonomiska stöd eller arrangera tävlingar.
Det finns dock regler för hur personuppgifter ska hanteras på ett tryggt och säkert sätt. För att behålla människors förtroende är det viktigt att hela idrottsrörelsen följer reglerna som i slutändan ser till att skydda enskilda personers rättigheter.
🎦 Titta på filmen nedan för att få en introduktion till vad personuppgiftslagen (GDPR) innebär.
Sju grundprinciper för hantering av personuppgifter
Dataskyddsförordningen består i huvudsak av sju grundprinciper som gäller för all behandling av personuppgifter. Grundpriciperna kan uppfattas som krångliga och svårtolkade. För att underlätta beskrivs nedan de olika principerna och i vilka sammanhang de är relevanta för idrotten.
Laglighet, skälighet och transparens
Personuppgifter ska behandlas lagligt, korrekt och transparent i förhållande till den person som registreras. För idrottsrörelsen betyder det att varje typ av behandling ska baseras på en giltig laglig grund, till exempel att det finns ett avtal eller att uppgiften är av allmänt intresse.
Det är också viktigt att vara tydlig och transparent med alla inblandade om när, hur och var man lagrar eller använder personuppgifter.
Ändamålsbegränsning
Personuppgifter ska endast samlas in och på annat sätt behandlas för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål, och får inte senare plötsligt behandlas på något annat vis. Det innebär exempelvis att personuppgifter som samlas in för ändamålet anmälan till tävling inte i ett senare sked får behandlas för direkt marknadsföring.
Om personuppgifterna ska behandlas för andra ändamål krävs att individen har fått information om det och att det finns en laglig grund för ytterligare behandling.
Uppgiftsminimering
Personuppgifter som behandlas inom idrottsrörelsen ska vara rimliga, relevanta och inte onödigt detaljerade i förhållande till vad de är till för. Konkret innebär uppgiftsminimering att idrottsrörelsen inte ska samla in mer uppgifter än vad som behövs för ändamålet med behandlingen.
Riktighet
Personuppgifter som behandlas inom idrottsrörelsen ska vara korrekta och uppdaterade, om nödvändigt. Det innebär att den som behandlar personuppgifter måste vidta rimliga åtgärder för att säkerställa att felaktiga personuppgifter raderas eller rättas utan dröjsmål, exempelvis när den registrerade begär rättelse av felaktiga personuppgifter.
Lagringsbegränsning
Personuppgifter får inte lagras längre än nödvändigt. När de inte längre behövs ska de antingen raderas eller avidentifieras. Uppgifter får inte sparas för att "de är bra att ha". Uppgifter om tidigare medlemmar får sparas upp till 12 månader, för att ge möjlighet att värva tillbaka denne.
Integritet och sekretess
Personuppgifter ska inom idrottsrörelsen alltid lagras på ett säkert sätt och förbund och föreningar bör införa en del saker för att säkerställa det. Det innefattar bland annat en rad krav på tekniska säkerhetsåtgärder.
”Accountability” – Redovisande av efterlevnad
Alla förbund och föreningar ska löpande dokumentera sitt arbete med en säker hantering av personuppgifter. Dessa ska också föra register över vilka, var och på vilket sätt personuppgifter hanteras inom organisationen och kunna visa upp det vid behov.
Dela uppgifter med andra
Ibland händer det att vi inom idrottsrörelsen måste dela personuppgifter med andra utanför den egna föreningen eller förbundet. Ett exempel är vid tävlingar och andra evenemang. Vid sådana tillfällen finns det en del saker vi måste tänka på.
För att bedöma vem som är ansvarig för personuppgiftsbehandlingen behöver ni känna till skillnaden mellan personuppgiftsansvarig, personuppgiftsbiträde och gemensamt personuppgiftsansvar.
Personuppgiftsansvarig
Personuppgiftsansvarig är den som bestämmer varför och hur personuppgifter behandlas. Förening eller förbund är som utgångspunkt personuppgiftsansvarig vid överföring av uppgifter till exempelvis externa tävlingssystem.
Personuppgiftsbiträde
Personuppgiftsbiträde är den som behandlar personuppgifter för den ansvariges räkning. Ett externt tävlingssystem, exempelvis ett tidtagarsystem, är som utgångspunkt personuppgiftsbiträde till tävlingsarrangören. Förening/förbund är ansvarig för att upprätta ett personuppgiftsbiträdesavtal med samtliga personuppgiftsbiträden som behandlar personuppgifter för förenings/förbunds räkning.
Gemensamt personuppgiftsansvarig
Gemensamt personuppgiftsansvarig är de organisationer som gemensamt bestämmer hur och varför personuppgifter behandlas. Vid gemensamt personuppgiftsansvar finns inget krav på personuppgiftsbiträdesavtal. Personuppgiftsbiträdesavtal ska tecknas när en organisation utgör ett personuppgiftsbiträde och behandlar uppgifter för den ansvariges räkning. Det är den personuppgiftsansvariges ansvar att teckna ett sådant avtal med personuppgiftsbiträdet. Avtalet ska i sin tur uppfylla alla krav i dataskyddsförordningen.
Barns personuppgifter
Idrott är i särklass den fritidsaktivitet som lockar flest barn- och ungdomar. Det är viktigt att idrottsrörelsen tar ansvar för att behandling av barns personuppgifter sker på ett tryggt och säkert sätt.
Inom idrottsrörelsen ingås avtal om medlemskap för personer under 18 år av vårdnadshavare. Avtalet ingås oftast genom att vårdnadshavaren betalar barnets medlemsavgift och därigenom accepterar villkoren för medlemskap i idrottsföreningen. Den lagliga grunden för behandling av barns personuppgifter inom ramen för medlemskap är avtal.
Utgångspunkten vid all behandling av barns personuppgifter är att vårdnadshavaren alltid ska informeras om hur barnets personuppgifter kommer att behandlas.
Barns personuppgifter förtjänar vidare ett särskilt skydd, eftersom barn kan vara mindre medvetna om risker, skyddsåtgärder och rättigheter. Särskild hänsyn bör därför alltid tas för en säker och trygg hantering av barns personuppgifter. Exempelvis ska personuppgifter tillhörande barn särskilt skyddas mot otillbörlig åtkomst.
Läs gärna mer på RF:s webbsida om personuppgifter. Här finns mallar, stödmaterial och checklistor som är bra för alla föreningar.
Försäkringar - för en tryggare föreningsvardag
För att undvika tråkigheter när eventuella olyckor är framme använder vi oss som privatpersoner av försäkringar. Detta fungerar på samma sätt för föreningen.
Det är av yttersta vikt att föreningens styrelse är uppdaterade på vilka försäkringar som föreningen behöver nyttja för att undvika oförutsedda situationer som kan vara kostsamma för föreningen men även orsaka lidande för de personer som råkar illa ut. Exempelvis utövaren som skadar sig i samband med en tävlingssituation.
Folksam är idrottens försäkringsbolag och samarbetspartner till Riksidrottsförbundet. Folksam värnar om föreningen och att den ska vara rätt försäkrad ifall olyckan inträffar. I samarbete med RF erbjuder Folksam tryggheten i RF Föreningsförsäkring Bas, som utan kostnad täcker föreningens grundbehov – eftersom försäkringen betalas av RF. Det handlar om försäkringar inom till exempel ansvar, rättskydd och förmögenhetsbrott. Det föreningen själv äger, exempelvis klubbstuga och idrottsutrustning kan enkelt försäkras genom att komplettera med något av de utökade paketen; RF Föreningsförsäkring Mellan, Mellan Plus eller Stor. Kostnaden står föreningen för.
🎦 Titta på filmen som beskriver Föreningsförsäkring Bas som alla idrottsföreningar anslutna till RF omfattas av och de tilläggspaket som finns att lägga till vid behov.