Planera föreningsåret
Det är viktigt att undvika fällan att tro att styrelseledamöter är valda för att göra allt jobb; i stället bör man sträva efter ett inkluderande arbetssätt för att uppnå de bästa resultaten. Ett sådant arbetssätt kan stärkas genom att göra en årsplanering i form av ett årshjul eller en årslinje. Detta kan vara ett effektivt sätt att få överblick på vilka uppgifter du och dina kollegor förväntas ha koll på, vilka beslut som ska tas och vilka insatser som behövs för att utvecklas.
Den tid som ni lägger på planering gör det lättare att fokusera på målen och agera strategiskt. Årsplaneringen kan också vara ett stöd för att välja bort oplanerade aktiviteter och enklare kunna ställa om i situationer där det oförutsedda händer.
Om ni vill jobba mer med att ta fram en praktisk årsplanering i er förening finns ett arbetsmaterial som heter Föreningens tidslinje som du kan ladda ned. Använd er gärna av mallar och arbetsmaterial med frågeställningar för att lägga en så bra grund som möjligt för ert arbete.
Årets hållpunkter
Här ser ni några av årets viktigaste hållpunkter i en demokratisk förening:
Årsmötet.
Styrelsemöten (vanligen mellan 5 och 10 stycken).
Förankring av löpande beslut genom möten och kontakt med ledare och arbetsgrupper.
Tid för medlemmar att lämna in motioner till årsmötet.
Styrelsens förslag till årsmötet (så kallade propositioner).
Bokslut och kontakt med revisor.
Arbete med och kommunikation av verksamhetsplaner och budget.
Sammanställning och kommunikation av förvaltnings- och verksamhetsberättelserna.
Distriktets och specialidrottsförbundets viktiga datum för möten och motioner.
Föreningens ekonomiska plan
En budget är föreningens ekonomiska plan för en viss period, upprättad av styrelsen i samband med verksamhetsplanen. Under året ska budgeten följas upp, justeras vid behov och utvärderas för att ligga till grund för nästa års budget.
Budgeten - ett viktigt styrinstrument
Budgeten är ett viktigt styrinstrument som gör det lättare att prioritera och förstå kostnader och intäkter. Det är hela styrelsens ansvar att ta fram en budget, även om kassören oftast leder arbetet.
Några vanliga budgettyper
Här listas några budgettyper som är användbara för en förening:
Resultatbudget är den som vanligen används i ideella föreningar och är ett beräknat resultat utifrån intäkter och kostnader för ett verksamhetsår och utifrån den verksamhetsplan som medlemmarna beslutat om på årsmötet.
Likviditetsbudget är en sammanställning över förväntade inbetalningar och utbetalningar. En sådan budget upprättas för att få syn på föreningens betalningsförmåga under en kortare eller längre period. Om föreningen har en ansträngd ekonomi kan det vara bra att upprätta en likviditetsbudget.
Balansbudget är en beräkning av tillgångar och skulder/eget kapital vid budgetperiodens slut och bygger på information från resultatbudgeten.
Projektbudget tas fram i samband med ett projekt och för en speciell verksamhet under en begränsad tid. Det är viktigt att tänka på att projekttiden oftast inte är densamma som tiden för verksamhetsåret.
Prognos är en förväntan på hur väl föreningens verksamhet kommer att följa budgeten.
Varifrån kommer föreningens pengar?
Pengar behövs och är många gånger en förutsättning för att kunna bedriva verksamhet, men låt inte sökandet efter mer pengar bli viktigare än idén med varför föreningen finns. Att föreningen gör rätt saker i enlighet med ändamålet, har ordning på all administrationen och följer lagar och stadgar, är ytterst styrelsens ansvar.
Pengar till föreningen
Statligt stöd genom Riksidrottsförbundet
Projektstöd
Samarbeten
Sponsorer
Medlemmar, medlemsavgifter och aktivitetsavgifter
Evenemang
🤔 Reflektera själv
Hur jobbar ni med budgeten som verktyg för styrning och prioritering?
Var kommer din förenings pengar från? Vilka inkomstkällor har föreningen?
Föreningens redovisning
Att bokföra betyder att allt som görs med föreningens ekonomiska resurser skrivs ner eller registreras digitalt. Föreningen kan givetvis anlita ett företag som hjälper till med bokföringen, men det är fortfarande styrelsen som har ansvaret för att föreningens ekonomiska redovisning görs i enlighet med bokföringslagen.
Bokföring
Vem är bokföringsskyldig och hur?
Bokföringslagen (BFL) ställer krav på hur bokföringen ska hanteras i ideella föreningar. När lagstiftningen beskriver att föreningen är bokföringsskyldig innebär det att föreningens styrelse är skyldig att se till och att föreningen följer gällande lagstiftning.
Ekonomiska handlingar
När föreningen köper en vara uppstår både en utgift och en kostnad. När en supporter betalar för fika i kafeterian får föreningen en inkomst, vilket samtidigt blir en intäkt. Bokförda inventarier ska registreras i anläggningsregistret så länge de finns i föreningens ägo, även efter avskrivning. Alla ekonomiska handlingar måste arkiveras i minst sju år, och varje transaktion ska ha en verifikation, som exempelvis ett kvitto, en faktura eller ett avtal.
Metoder
Det finns två metoder för bokföring: kontantmetoden och bokföringsmetoden.
Kontantmetoden är enkel och snabb, men kräver att man vid avstämningar tar hänsyn till obetalda kostnader och intäkter.
Bokföringsmetoden är mer tidskrävande, men ger en tydligare bild av resultatet eftersom alla transaktioner bokförs direkt, även om fakturorna inte är betalda.
Viktiga uttryck som är grundläggande vid bokföring
Affärshändelser
Ekonomiska transaktioner som påverkar föreningens ekonomi, ger intäkter eller kostnader.
Balansräkning
Balansräkning visar föreningens tillgångar och skulder, hur det ekonomiska läget ser ut vid räkenskapsårets slut.
Resultaträkning
Resultaträkning ger en tillbakablick och visar hur resultatet uppkommit, det vill säga vilka intäkter och kostnader som lett fram till resultatet.
Likviditet och soliditet
Likviditet är ett mått på föreningens betalningsförmåga på kort sikt, det vill säga tillgången till pengar här och nu. Soliditet är ett mått på en organisations långsiktiga ekonomiska stabilitet och visar hur stor andel av tillgångarna som är finansierade med eget kapital istället för lån.
Bokslut
Bokföringsnämnden (BFN) har genom ett antal allmänna råd (BFNAR) reglerat vilka föreningar som enligt bokföringslagen ska upprätta årsbokslut och vilka som ska upprätta årsredovisning. Mindre föreningar kan upprätta förenklat årsbokslut medan större föreningar kan upprätta årsbokslut, årsredovisning eller årsredovisning K3.
På webbsidan Idrottens redovisning (RF) hittar du länkar till viktiga dokument om föreningens ekonomi.
Ekonomiska förvaltningsansvaret
Det ekonomiska förvaltningsansvaret handlar om att hålla koll på pengar in till föreningen och till vad pengarna används - pengaflödena ska bokföras och redovisas. Föreningens ekonomiska plan för en viss period kallas budget och upprättas av styrelsen i samband med arbetet ed verksamhets- och aktivitetsplan. Budgeten ska följas upp kontinuerligt, revideras om det behövs och utvärderas regelbundet. Den ligger sedan till grund för kommande verksamhetsårs budget.
Föreningens skyldigheter utifrån RFs stadgar
Medlemskapet i föreningen kan endast innehas av fysiska personer, medan föreningar är medlemmar på förbundsnivå. Föreningen är ansluten till Riksidrottsförbundet genom sitt specialidrottsförbund och omfattas av dess regler. Nedan finns ett antal punkter från Riksidrottsförbundets stadgar som är centrala för en förening att förhålla sig till.
Utdrag från RFs stadgar
I följande utdrag från RF:s stadgar är det framför allt åliggandet i punkt 4 som är i fokus för det ekonomiska ansvaret.
följa RF:s stadgar samt vederbörande SF:s stadgar och tävlingsregler samt beslut fattade av överordnat idrottorgan
årligen betala medlemsavgift och avge rapport enligt SF:s stadgar
på begäran av RS eller vederbörande SF-, SDF- eller DF-styrelse ställa föreningens handlingar till förfogande, samt lämna av dessa organ begärda uppgifter
föra räkenskaper och upprätta verksamhetsberättelse med resultat och balansräkning, föra protokoll vid årsmöten, andra föreningsmöten och styrelsens sammanträden samt föra medlemsförteckning
hålla årsmöte och härvid, efter verkställd revision, besluta om ansvarsfrihet för styrelsens förvaltning
på begäran av RIN, DoN, Idrottsombudsmannen eller DopK lämna uppgifter samt avge yttranden
varje kalenderår snarast efter ordinarie årsmöte eller, i förekommande fall, extra årsmöte hos SF registrera namn och kontaktuppgifter till föreningens styrelseledamöter samt firmatecknare
i enlighet med lagen (2013:852) om registerkontroll av personer som ska arbeta med barn begära att den som anställs eller erhåller uppdrag inom föreningen, om arbetet eller uppgifterna som personen erbjuds eller tilldelas innebär direkt och regelbunden kontakt med barn, visar upp ett utdrag enligt lagen (1998:620) om belastningsregister.
Vilka vill veta hur det går?
En förening har alltid olika intressenter. Människor eller organisationer som vill veta hur det går för föreningen och om den leds som det är tänkt, enligt stadgarna.
Intern rapportering syftar till att de som har ansvar för eller är beroende av pengar i sin föreningsroll ska kunna ha koll och förutsättningar att fullfölja sitt uppdrag, till exempel projektpersonal, funktionärsansvariga, lagledare, tränare, kassör, ekonomiansvarig och styrelse.
Extern rapportering ska ge information till specialidrottsförbundet, medlemmar, bidragsgivare, stat, kommun och samarbetspartners och till sponsorer som vill veta att verksamheten sköts på rätt sätt, att pengar används på rätt sätt och till rätt ändamål.
Idrottsrörelsens värdegrund
Idrottsrörelsens värdegrund består av fyra grundläggande principer. Dessa är beslutade av RF-stämman, de ingår i RF:s stadgar och är vägledande för all verksamhet som bedrivs inom ramen för RF:s medlemsförbund och deras föreningar.
Här nedan följer de fyra grundläggande principerna kring idrottsrörelsens värdegrund:
Glädje och gemenskap
Glädje och gemenskap är starka drivkrafter för att idrotta. Vi vill bedriva och utveckla all verksamhet så att vi ska kunna ha roligt, må bra och utvecklas under hela livet.
Demokrati och delaktighet
Föreningsdemokrati innebär att alla medlemmars röst har lika värde. Delaktighet innebär att alla som deltar får vara med och bestämma om och ta ansvar för sin verksamhet. Demokrati och delaktighet ska utövas jämställt och oavsett bakgrund.
Allas rätt att vara med
Allas rätt att vara med innebär att alla som vill ska kunna vara med utifrån sina förutsättningar. Alla som vill oavsett kön, könsidentitet och uttryck, etnisk och social bakgrund, religion/trosuppfattning, funktionsförmåga, sexuell läggning eller ålder får vara med i föreningsdriven idrottsverksamhet.
Rent spel
Rent spel och ärlighet är en förutsättning för tävlande på lika villkor. Det innebär att följa överenskommelser och leva efter god etik och moral. Detta inkluderar bland annat att aktivt arbeta mot doping, matchfixing, osund ekonomi och annat fusk samt mot diskriminering, trakasserier, kränkningar och våld såväl på som utanför idrottsarenan.
Tillämpning av värdegrunden i praktiken
Att omsätta idrottsrörelsens värdegrund i praktiken är en viktig del av arbetet inom föreningen. Här är hur vi kan använda dessa principer vid beslut, möten och i träningsgruppen.
Beslut
Glädje och gemenskap: Prioritera aktiviteter som främjar samarbete och laganda.
Demokrati och delaktighet: Inkludera medlemmarnas åsikter genom omröstningar och workshops.
Allas rätt att vara med: Säkerställ att verksamheten är tillgänglig för alla, oavsett bakgrund.
Rent spel: Följ etiska riktlinjer och ha nolltolerans mot doping och diskriminering.
Möten
Glädje och gemenskap: Starta möten med positiva rundor för att stärka gemenskapen.
Demokrati och delaktighet: Uppmuntra alla att delta. T.ex. i lärgrupper och processarbeten.
Allas rätt att vara med: Anpassa mötestider och platser för att vara tillgängliga för alla.
Rent spel: Håll transparenta möten med respekt för allas åsikter och nolltolerans mot trakasserier.
Träningsgruppen
Glädje och gemenskap: Gör träningarna roliga med lekar och teambuilding.
Demokrati och delaktighet: Involvera deltagarna i träningsplaneringen och ta emot feedback.
Allas rätt att vara med: Anpassa träningarna efter deltagarnas förutsättningar.
Rent spel: Uppmuntra sportsligt beteende och ha nolltolerans mot fusk och diskriminering.
Genom att följa dessa riktlinjer skapar vi en positiv och inkluderande miljö i föreningen.
Riktlinjer - stöd för verksamheten
Inom idrottsrörelsen finns ett antal styrande dokument som kan vara bra för en förening att känna till. Riksidrottsförbundet har ett antal dokument som stöd för att bedriva bra idrottsverksamhet. Det specialidrottsförbund som föreningen tillhör kan också ha tagit fram riktlinjer, utvecklingsmodell eller andra långsiktiga planer som ligger till grund för hur föreningar ska bedriva sin idrottsverksamhet.
Långsiktig planering för en attraktiv och utvecklande föreningsverksamhet
En förening som vill erbjuda en attraktiv och utvecklande verksamhet för alla utövare behöver ha en långsiktig plan för sin idrottsverksamhet, det vill säga en gemensam bild av vilken typ av verksamhet som ska erbjudas och hur den ska bedrivas. Denna plan kan exempelvis beskrivas som riktlinjer, policy eller arbetssätt. Föreningens riktlinjer för idrottsverksamhet bör ligga i linje med det specialidrottsförbunds modell. För att ta reda på hur utvecklingsmodell eller riktlinjer ser ut kan du kontakta ditt förbund för mer information.
Exempel på riktlinjer inom idrottsrörelsen
Nedan beskrivs några exempel på riktlinjer som är generella oavsett specialidrottsförbund och ska vara ett stöd för alla inom idrottsrörelsen. Varje punkt är länkat till en sida där det går att hitta mer information och material.
Riktlinjer för barn- och ungdomsverksamhet - en vägledning i vad idrottens gemensamma värdegrund och mål betyder i praktiken
Idrotten vill - den samlade idrottsrörelsens sätt att beskriva vår vision och vår idé om hur vi vill bedriva vår verksamhet runt i landet.
Skapa trygga och inkluderande idrottsmiljöer - Ett metodmaterial för hur en förening kan jobba för att skapa trygga och inkluderande miljöer i föreningen.
Föreningens planer
De flesta idrottsföreningar i Sverige har ett par hundra medlemmar. Verksamhetens omfattning styr vad som är en lämplig omfattning på planer och strategier. I en mindre förening där alla känner alla finns det sannolikt mindre behov av att skapa omfattande planer. Ibland uppstår en övertro på planer och det spenderas många timmar på att utforma dessa och när väl detta är gjort finns det lite eller inget engagemang för att göra det som verkligen räknas, som att jobba för att omsätta dessa planer.
Därför är det viktigt att hitta en bra balans för vad som behövs för att skapa en välfungerande verksamhet samt att levandehålla de planer som föreningen tagit fram. Det kan handla om att föreningens planer/riktlinjer finns med när nya ledare rekryteras, att de används vid eventuella möten med föräldrar, i ledarteam eller i möte med andra intressenter.
Sammantaget kan föreningsverksamheten vara minst sagt komplex. För att hantera denna komplexitet blir det därför viktigt att föreningen byggs av ett stort engagemang där medlemmar bjuds in och kan påverka föreningen i praktiken.